När du är ny som chef kan det känna överväldigande med de olika sakerna som ska göras. Det är lätt hänt att du direkt fastnar i det operativa, i vardagliga göromål. Det kan vara att du blir uppslukad av möten och rutiner.

I ditt nya chefskap är det viktigt att komma ihåg att det inte är du som ska producera resultaten. Din huvuduppgift är istället att skapa förutsättningarna för att ditt team ska skapa ett gott resultat. I det är verksamhetsplanering en viktig del.

Börja med helheten

När du ska verksamhetsplanera, börja med helheten och målet i sikte. Ställ dig själv frågor som:

  • Varför finns verksamheten till?
  • Vad är er huvuduppgift?

Unna dig själv att stanna till och fundera på varför ni egentligen finns till. Både som organisation och som team. Intervjua andra personer som varit längre i organisationen och som kan ge dig en tydligare bild. Sätt dig i den långsiktiga strategin om det finns en sådan. Bli klar över frågor som:

  • Vad är organisationens vision?
  • Vad är planen för att ta sig dig?
  • Vad är organisationens budskap till omvärlden?

Klargör målen

Utgå från målen i verksamheten, vilka är dom? Klargör med din närmaste chef hur du förväntas bidra till de målen. Hur ska du rapportera och stämma av att målen uppnås?

Om det saknas rutiner för mål och uppföljning behöver de skapas. Ta hjälp av chefskollegor för att driva den processen.

Mål tolkas lätt olika av olika chefer. Även av de som varit i organisationen en längre tid. För dialog med ledningen om vad som är prioriterat när det gäller målen.

Det kan kännas som en utmaning i början att sätta av den här tiden, samtidigt som annat kanske pockar på din uppmärksamhet. Kom då ihåg att tiden du lägger på att bli tydlig kring målen som ny har du igen flera gånger om senare. Det kommer att spara dig både tid och energi på lite längre sikt.

Fördela arbetsuppgifter

När du känner dig tydlig vad gäller målen blir det lättare att fördela arbetsuppgifter och hjälpa dina medarbetare. .

Arbeta med ditt team med att bryta ner de övergripande målen till mål som blir mer kopplade och relevant till ert uppdrag i teamet.

Om det jobbet redan är gjort när du kommer in, låt medarbetarna berätta för dig hur de uppfattar målen.

Låt medarbetarna vara delaktiga, men det är viktigt att du som ny chef sätter ramarna och visar den långsiktiga riktningen.

Skapa samsyn kring aktiviteterna

Skapa sedan samsyn med teamet om vilka aktiviteter ni ska göra. Använd post-it lappar och skriv ner vilka aktiviteter ni redan gör idag. Placera sedan dem i två rutor, Fortsätta göra och Sluta göra. Lägg sedan till Börja göra och skriva nya aktiviteter där.

Klargör sedan konkret:

  1. Vem som ska göra vad?
  2. När ska det vara klart?
  3. Vilka resultat förväntas?
  4. Hur ska ni mäta och utvärdera? (färre nyckeltal är bättre och mindre förvirrande och störande än många sådana)
  5. Checka slutligen att aktiviteterna och nyckeltalen bidrar till organisationens mål och vision

Berätta och samplanera sedan dessa aktiviteter gentemot den övriga organisationen.

Jobba med individuella mål

För att jobba med individuella mål, lär känna dina medarbetares:

  • situation
  • arbetsbelastning
  • ambitioner

för att hitta potential kopplat till verksamheten. Boka in enskilda samtal och lyssna mycket till att börja med. Samla det du lär dig till en bild av gruppens gemensamma tillstånd och utmaning.

Uppmana medarbetarna att sätta individuella mål kopplat till eras gemensamma mål. Följ upp dessa mål.

Mer om verksamhetsplanering som ny chef

Tipsen ovan är inspirerade av filmen som Ledarna gjort på: https://www.youtube.com/watch?v=D0fs8LDxt7c&feature=youtu.be&rel=0

Fler tips för dig som är ny som chef får du också i kursen Ny som chef: Grunderna och mer i att vara en bra ledare

 

Ett urval av våra kunder

abfconmorefalunforsakringskassangantprevasskatteverketsparbanken nordtnsvasyd

Frågor?

Ring oss på: 08-58080040

Pengarna-tillbaka-garanti

GarantiOm du inte är fullständigt nöjd med din kurs inom 30 dagar får du tillbaka hela kursavgiften.

Läs mer